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¿Cómo armar una capacitación en inglés para empresas de alto impacto?

Uno de los fenómenos de mayor crecimiento post pandemia ha sido que, independientemente del tamaño, la mayoría de las empresas está implementando planes de capacitación en idiomas. Si bien en cada compañía pueden existir políticas que regulan las capacitaciones en general, al hablar de capacitaciones en idiomas hay algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta para que la misma sea un éxito.
Diseñar un buen plan de capacitación incluye considerar detenidamente y entender la necesidad y objetivos reales de la empresa, quiénes van a participar y los tiempos y presupuesto con los que se cuenta.

Si bien los objetivos y/o necesidades para capacitar en idiomas varían según las organizaciones, rubros e industrias, como regla general los más comunes son:

  • La educación secundaria y superior presenta severas falencias en capacitación en idiomas por lo que los profesionales y trabajadores de casi todos los rubros tienen formación insuficiente para cubrir puestos que requieren el uso de idiomas, principalmente el inglés.
  • Existe una creciente necesidad de internacionalización y adquisición de clientes o proveedores en el exterior.
  • En algunas industrias, especialmente en el rubro IT, las capacitaciones son el beneficio básico para retener talentos.
  • El manejo del inglés permite que los colaboradores puedan acceder a otras capacitaciones en idioma extranjero.

Aunque estas necesidades están relacionadas unas con las otras y probablemente en algunas empresas coexistan todas al mismo tiempo, es necesario entender que existen diferentes y variados abordajes considerando la interacción con el resto de los factores que impactan en el diseño de un plan de capacitación, a saber: participantes, tiempo y seguimiento.

CHALLENGES 

Uno de los principales desafíos con los que se encuentran los departamentos de formación es la falta de compromiso o deserción de los participantes. Esto es bastante común, no hay que alarmarse, pero sí podemos evaluar las razones más comunes por las cuales se puede perder el interés: 

FALTA DE MOTIVACIÓN: Esto puede deberse a objetivos no alineados, es decir, disparidad entre lo que la empresa o el puesto necesitan y lo que la capacitación aporta. 

ALTA PRESIÓN: Los resultados de la capacitación están ligados a ascensos o promociones, pero la empresa no provee las condiciones ideales para obtener los resultados. 

HORARIOS INCOMPATIBLES: Muchas veces las capacitaciones se organizan en horarios imposibles de sostener ya sea porque interfieren con las actividades y tareas diarias o porque representan una carga extra al horario laboral. 

GRUPOS MAL ARMADOS: En el afán de reducir la cantidad de grupos de estudio, muchas empresas cometen el error de juntar niveles, intereses, objetivos dispares, lo que lleva a una rápida desmotivación de los involucrados al no ver sus necesidades satisfechas. Entonces, una vez detectada la necesidad u objetivo principal para capacitar, y sabiendo los causales más frecuentes de deserción o ausentismo podemos comenzar a delinear nuestro plan de capacitación basándonos en los objetivos como idea rectora. 

DISEÑO SEGÚN OBJETIVOS 

OBJETIVO: CAPACITAR TALENTOS RECIÉN INCORPORADOS 

Si la empresa cuenta con incorporaciones que no están lo suficientemente formadas en idiomas, para puestos en los que se necesita la habilidad técnica, el tiempo es el mayor factor de impacto en el diseño de la capacitación, ya que probablemente haya necesidad de resultados rápidos. Carga horaria: en estos casos la carga horaria deberá ser elevada (no menos de 3 hs semanales) con un método comunicativo y práctico. Logística: para asegurar la participación seguramente se deban destinar horarios laborales para acomodar la capacitación y que la misma no se vuelva una carga, y por lo tanto, haya rechazo por parte de los participantes. Seguimiento: los informes de progreso deberán analizarse en períodos trimestrales para no perder de vista el seguimiento y cumplimiento del objetivo. Convocatoria: la convocatoria no es voluntaria, la población está bien definida y debería haber mayor control sobre porcentajes de asistencia. 

OBJETIVO: CAPACITAR PARA CRECER Si el objetivo es internacionalizar la empresa y crecer en el exterior es necesario definir las áreas que tendrán prioridad en la formación y buscar un programa que ataque sus necesidades específicas, con vocabulario y dinámicas que simulen los contextos reales de interacción que tendrán. Carga horaria: la carga horaria debería ser generosa, dado el interés de la dirección por lograr los objetivos. Logística: seguramente las capacitaciones realizadas dentro del horario laboral serán las que tengan mayor índice de participación y compromiso. Seguimiento: las mediciones de progreso periódicas con indicadores claros de logros y resultados serán el termómetro para medir la efectividad del proceso. Población: se deberán priorizar las áreas directamente involucradas en los procesos, sean técnicas, ventas, logística, etc. 

OBJETIVO: CAPACITAR PARA RETENER TALENTO En este caso, dado que la capacitación se percibe más como un beneficio que una necesidad imperiosa, hay mayor flexibilidad en la organización y diseño. Carga horaria: la carga horaria puede negociarse con los participantes para que no afecte su productividad, es posible incluso elegir cursados fuera del horario laboral. Logística: hay mayor variedad de modalidades, pudiendo incluso optarse por programas de reembolso con variedad de proveedores. Seguimiento: puede haber más laxitud con el seguimiento de resultados, optando por seguimientos anuales y kpis no tan focalizados en desempeño, si no en satisfacción y conformidad. Población: los criterios para elegir a la población que participará son diferentes; las convocatorias son voluntarias y de acuerdo a la metodología elegida se puede incluso hacer partícipes áreas operarias. Entonces, para avanzar con el diseño de una política deberemos: 

  1. Como acabamos de ver, diagnosticar necesidades. Es importante que participen los CEOs y jefes de áreas. Se debe privilegiar la mirada sistémica, y velar porque las necesidades de capacitación estén alineadas a los objetivos de las empresas (crecimiento, retención, etc). 
  2. Definir la población, establecer las condiciones de participación, conocimientos previos, la experiencia u otros requisitos que deben cumplir, de modo que los colaboradores sientan que el tiempo dedicado será productivo y beneficioso para ambas partes. 
  3. Redactar la política y comunicarla para que todos los involucrados la conozcan y puedan remitirse a los términos y condiciones de la misma. Comunicar cómo se medirán y qué se hará con los resultados, cómo se medirá el progreso, qué pasa si no se logra el desempeño, cuáles serán las razones para dar de baja un participante, cronograma (fecha de inicio y fin) 
  4. Organizar el cronograma, en la medida de lo posible dar inicio temprano en el año, con fechas definidas de inicio y fin. 
  5. Horarios: ser realistas con las posibilidades de compromiso de los participantes y la dedicación semanal (2hs mínimo) 
  6. Logística: Reducir el nro de participantes por grupo, especialmente en modalidades virtuales. Los cursos numerosos no suelen tener buenos resultados. 
  7. Tomar acciones proactivamente para reducir la deserción, principalmente en lo que se refiere al acompañamiento institucional de la capacitación
  8. Diseñar evaluación de resultados. Esto dependerá del objetivo inicial, se puede optar por usar exámenes internacionales, auditoría externa, informes brindados por el proveedor, asistencia, encuestas de satisfacción, percepción del equipo, buzón de sugerencias, entre otros. 
  9. Evaluar todas las alternativas posibles: según presupuesto, población y necesidades existen además de las capacitaciones in-company, programas de reembolsos o convenios. 

La elección del proveedor y el diseño de evaluaciones para medir resultados son temas extensos, tienen sus particularidades y merecen un desarrollo aparte. Podes profundizar leyendo los posteos ¿Cómo elegir un proveedor de idiomas para tu compañía? (link) ¿Cómo medir los resultados de la capacitación en idiomas? (link

En resumen, el diseño de un plan de capacitación para que genere impacto no tiene por qué ser un trastorno. La planificación, el análisis y sumar el asesoramiento de un especialista puede hacer que logremos un diseño sólido con resultados positivos, cumpliendo las expectativas de los involucrados.