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¿Cómo elegir un proveedor de idiomas para tu compañía?

En la actualidad las capacitaciones en idiomas se han vuelto moneda corriente en la mayoría de las empresas de los más variados rubros e industrias. Es que, con la aceleración del teletrabajo, y las posibilidades de expansión y captación de RRHH, clientes y/o proveedores en el exterior, el manejo de idiomas, principalmente el inglés ha dejado de ser un lujo para transformarse en una necesidad básica. 

En este contexto la selección adecuada de un proveedor para cumplir con los planes de capacitación se transforma en una tarea fundamental, para en primera instancia lograr los resultados esperados, y luego, poder ganar un socio estratégico que acompañe en el camino del crecimiento. 

El primer punto a analizar para poder saber qué tipo de proveedor será mejor para nuestra empresa es el objetivo que como organización se tenga con la capacitación y las necesidades y los requerimientos por cumplir. Entonces, la primera mirada antes de elegir un proveedor debe ser hacia adentro de la propia empresa. 

ANÁLISIS INTERNO 

Convocatoria: ¿Quiénes serán los participantes? ¿Hay entre la población CEOs, o personas de alto perfil que requieran mayores niveles de profesionalización en el proveedor? Si los participantes ya han tenido experiencias con capacitaciones, ¿qué han expresado como preferencia en sus encuestas, qué les gustó o no de los proveedores anteriores? ¿Cuántas personas participarán?, ¿Es necesario poder capacitar muchos grupos/personas en simultáneo? La cantidad y el perfil de participantes serán factores importantes a la hora de elegir el proveedor, ya que nos indicarán la capacidad de provisión de docentes que debe tener para poder cumplir con la demanda de cursos. 

Requisitos administrativos: ¿Qué tipo de facturación necesitamos que el proveedor haga?, ¿Estamos inscriptos en algún programa de crédito fiscal/ financiamiento gubernamental que requiera que el proveedor cumpla con ciertos requisitos administrativos o impositivos? Este será un gran punto de descarte de alternativas que trabajen en la informalidad administrativa. 

Horarios: ¿Qué horarios necesitamos cubrir? ¿Puede el proveedor adaptarse si por ejemplo se eligen franjas fuera de los horarios habituales? Este análisis será importante especialmente si se contratan proveedores de otros países o si se tienen equipos en distintas franjas horarias. 

Presupuesto: ¿Con qué presupuesto cuento? ¿Cuál es el valor del mercado por el servicio que quiero contratar? Esta información nos ayudará a alinear expectativas y descartar proveedores. 

Respondernos todas estas preguntas nos dará la pauta del tamaño, capacidad de respuesta y nivel de servicio que busco en el proveedor para mi plan de capacitación. 

5 PASOS PARA ANALIZAR UN PROVEEDOR 

Una vez que tenemos en claro todo lo anterior y que se abrieron las licitaciones, llamados y convocatorias y se filtraron aquellos proveedores que no cumplían con los requisitos básicos, llegan las reuniones y entrevistas para poder entender mejor el servicio que cada uno ofrece. 

Entonces, ¿qué es importante sondear en esta instancia? 

  1. Experiencia: Un proveedor que tenga experiencia en el rubro de nuestra empresa seguramente contará con programas y metodologías que se adapten mejor a las necesidades de los participantes. 
  2. Tiempos de respuesta: Parece básico pero prestar atención al tiempo que tardan en respondernos un mail, un mensaje o una reunión nos puede dar indicios de la capacidad de respuesta que tendrán en la práctica. 
  3. Referencias: En la medida de lo posible, poder ver con qué clientes trabaja o ha trabajado y por cuánto tiempo, puede darnos una referencia sobre el servicio que ofrece. 
  4. Fee: Es importante sospechar de proveedores con precios muy bajos. Fees poco competitivos o por debajo del valor de mercado pueden ser un indicador de que el proveedor no tenga estructura para sostener procesos o la capacitación misma. 
  5. Resolución de problemas: Prestar especial atención a hacer preguntas que nos den la pauta de que nos van a resolver problemas y no generar complicaciones. Esto se puede ver en la claridad de la información, la simplicidad de los presupuestos, lo conciso de su propuesta de valor. 

PROFESIONALES INDEPENDIENTES vs EMPRESAS DE SERVICIOS 

Una duda muy frecuente a la hora de contratar proveedores es la diferencia entre un profesional particular y una empresa de servicios. Ambos tienen sus ventajas y desventajas y la elección dependerá pura y exclusivamente del análisis de los puntos mencionados anteriormente. 

Es evidente que entre un profesional independiente y una empresa existirá una brecha importante en el fee. Esto se debe a varias razones que deberemos tener en cuenta para elegir la opción que agregue más valor. 

ESCALABILIDAD DEL SERVICIO: Una empresa va a tener muchas más posibilidades de ofrecer un servicio escalable que permita cubrir una gran cantidad de cursos en simultáneo, prestado por varios profesionales a la vez, incluyendo multiplicidad de idiomas y/o metodologías que un docente independiente. Por eso, en este punto la convocatoria se vuelve un dato clave para saber cuántas personas recibirán la capacitación de manera inmediata o con el transcurso del tiempo. 

AUDITORÍA DEL CURSO: Parte de calificar un servicio como bueno es tener la posibilidad de contar con un auditor más allá del docente que dicta la clase. Las empresas de servicios seguramente cuenten con un coordinador dedicado que permita canalizar dudas e inquietudes de los alumnos, observar clases de una manera objetiva y asistir a los responsables de RRHH en cuestiones administrativas. Esto sin dudas suma beneficios que mejoran significativamente la calidad del servicio contratado y es menos factible encontrarlo en una alternativa de un profesional independiente. 

ESTABILIDAD DE LA CAPACITACIÓN: En este caso, la estructura con la que cuenta una empresa que ofrece servicios, le brinda la posibilidad de prestar el mismo más allá de los inconvenientes o problemas que pueda tener el profesor asignado a cada curso. En el caso de un profesional independiente puede ser que deba recurrirse a reprogramaciones, cancelaciones o cambios de horarios, en caso de enfermedad o ausencias. 

Las organizaciones que deseen poner en marcha sus planes de capacitación y asegurarse de tener los mejores resultados deberán considerar cuidadosamente a quién suman como socio estratégico, para que no solo contribuya positivamente al logro de las metas y objetivos propuestos, si no que también brinde valor agregado a cada uno de los involucrados en el proceso ya sean alumnos, departamentos de formación o directivos. Para esto, tener una política clara de formación, sumado a entrevistas significativas con proveedores puede ser la clave para encontrar la sinergia que lleve a un camino de éxito.