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¿Cómo medir los resultados de una capacitación en idiomas?

Como responsables de la formación de los recursos en nuestras empresas es frecuente que nos preocupe cómo medir el desempeño de una capacitación contratada. La mayoría de las veces ponemos mucho empeño en diseñar un plan de capacitación interesante, seleccionamos un proveedor que cumple con la mayoría de nuestros requisitos pero llegamos a fin de año con indicadores para analizar y quizás sólo una encuesta de satisfacción para intentar ensayar respuestas. Sumado a esto, medir los resultados de las capacitaciones en idiomas presenta desafíos adicionales ya que por lo general son procesos más largos y entran a jugar factores adicionales como deserción, desvinculaciones o cuestiones culturales que dificultan la comprensión de los resultados. Para poder asegurarnos que la capacitación cumpla con las expectativas que tuvimos al iniciar, es necesario tener en cuenta dos aspectos fundamentales, el seguimiento y la evaluación. 

SEGUIMIENTO 

En general los resultados de las capacitaciones suelen medirse al finalizar, a través de encuestas de satisfacción y resultado de evaluaciones. Sin embargo, dado que los programas en idiomas suelen ser anuales o de larga duración, es recomendable planificar seguimientos durante el transcurso, para así poder chequear que todo esté en orden y corregir desvíos a tiempo. Veamos los principales tipos de seguimiento a tener en cuenta: Resúmen de asistencias: es el tipo de seguimiento más implementado. Permite medir el engagement y sondear si hay deserciones. Los registros deberían incluir el total de horas a cursar versus el total de horas efectivamente cursadas por cada participante más las justificaciones (si hubiera) por las inasistencias. El tema de la justificación de la inasistencia suele no tomarse muy en serio, pero es clave para poder revisar si los motivos por la baja del compromiso son subjetivos o generados por la empresa (reuniones, otras capacitaciones, etc) Resultados de assessments parciales: Este tipo de reporte se solicita al proveedor. Permite medir la incorporación de conocimientos y el avance del programa, en un período determinado. Brinda información muy interesante para detectar colaboradores que no estén logrando los objetivos y así poder elegir otras alternativas o dinámicas (cursos individuales, cambios de grupos, etc). Ayuda a reducir las deserciones. 

Porcentaje de deserción: Es interesante poder analizar periódicamente el porcentaje de deserción y sus motivos para no quedarse con el número frío (cantidad de personas que inician versus cantidad de personas que continúan) si no también poder evaluar la posibilidad de cambios.

DESERCIÓN 

Existen muchos motivos por los cuales los participantes pueden abandonar el curso, y cada uno puede tener varias alternativas de solución: 

INCOMPATIBILIDAD DE HORARIOS: es la causa más frecuente de abandono. Es necesario evaluar si los horarios fueron consensuados al iniciar y si el proveedor puede ofrecer alternativas. 

NUEVOS PROYECTOS: nuevas tareas, funciones, o responsabilidades que hayan surgido en la empresa o al participante. En este caso hay que despegar la responsabilidad del colaborador en la deserción y ver la posibilidad de evaluar otras modalidades. Hoy en día puede optarse por clases virtuales, plataformas autogestivas, tutorías. 

DESVINCULACIONES: puede pasar que haya colaboradores que abandonan la empresa lo cual afecta las mediciones de deserción. Tenerlo en cuenta hará que los análisis sean más justos tanto para el proveedor como para el organizador. 

DESCONTENTO: en este caso se debería evaluar si la percepción del servicio es compartida por un número significativo de participantes o es un problema individual. En caso de que sea generalizado, amerita organizar una reunión con el proveedor para poder otorgarle feedback y que pueda realizar los cambios correspondientes. En caso de que fuera una situación aislada, se debe trabajar individualmente con el participante. 

EVALUACIÓN FINAL 

Veamos ahora el segundo aspecto fundamental a tener en cuenta para medir una capacitación, la evaluación final. Aquí deberemos hacer una evaluación de la totalidad de los resultados para poder tomar decisiones a futuro. Si se hicieron los seguimientos correspondientes, la evaluación final no debería arrojar resultados sorprendentes o inesperados 

Encuestas de satisfacción 

Es la evaluación más elegida por las empresas. Permite a los participantes expresar su percepción y mirada. Es importante sondear tanto aspectos relacionados al proveedor como aquellos que dependen de nuestra empresa (carga horaria, incompatibilidades con el trabajo, etc) 

Exámen Final 

En esta instancia podemos evaluar el aprendizaje y logro de los objetivos. El proveedor deberá facilitar informes donde se detalle el nivel de progreso y los objetivos logrados o que hayan quedado pendientes La evaluación final se debe armar en base a los objetivos de la capacitación y los resultados de los seguimientos periódicos. 

Exámenes internacionales 

Permiten evaluar a los participantes con estándares internacionales, lo que nos puede ayudar a unificar si tenemos varios proveedores o colaboradores en distintos países. Los más comunes en el ámbito corporativo son TOEIC, BULATSy BEC. 

Auditoría externa 

Contratar los servicios de un auditor nos permite ganar perspectiva y objetividad a la hora de evaluar tanto los resultados que dependen del proveedor como aquellos que dependen de nuestra propia planificación e implementación. 

En conclusión, existen alternativas de evaluación que eliminan el sesgo y la subjetividad en los resultados y, aunque más costosos, pueden aportar una mirada interesante a los resultados. Evaluar los resultados de una capacitación no es tarea fácil, se requieren múltiples enfoques y un compromiso de las partes involucradas. El seguimiento periódico es clave para poder corregir desviaciones a medida que vayan surgiendo y llegar al final sin sobresaltos. 

Elegir un buen proveedor y seleccionar las mejores herramientas de medición nos darán la tranquilidad que necesitamos para obtener los mejores resultados. Encontrarás más info sobre cómo elegir un proveedor de idiomas en este link.